Suplemento Tecnologias de informação - 10ª Edição

A Internet faz parte do nosso mundo mas não é perfeita, comportando muitos problemas se for mal utilizada.

Conscientes do perigo que existe no seu uso, esta edição alerta para um mal bem presente nos nossos dias e que pode lesar, em muito, a vida de quem for apanhado pelo “phishing”.
Sendo o “phishing” um método destinado a burlar uma pessoa, a melhor forma de o evitar é andar informado. ara tal, veja os nossos artigos centrais e mantenha-se protegido desta ameaça que, em apenas ano e meio, serviu para desviar mais de meio milhão de euros em Portugal. Estes são, de facto, números alarmantes e que podem ainda atingir maiores proporções, visto que a maioria das vítimas destes esquemas não apresenta queixa. Aproveite a informação presente nesta edição e proteja-se contra esta ameaça, utilizando um programa para o ajudar na luta. Não obstante, não se esqueça que, em último caso, só você se pode proteger a si mesmo, visto que existem inúmeras técnicas e algumas delas não são detectáveis por qualquer programa.
A este propósito, ontem, foi um dia de extrema importância para a Apple, com o lançamento do seu novo Sistema Operativo, o MAC OS X Leopard. Assim sendo, e consciente da importância da sua divulgação, fazemos aqui uma pequena apresentação das novidades e funcionalidades deste que é considerado, pela Apple, o sistema Operativo mais avançado e impressionante da série MAC OS X.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR

Tutorial de utilização do Gestor Documental Alfresco

O Alfresco é a alternativa líder no mercado “open source” para soluções de gestão de conteúdos empresariais.

O modelo “open source” permite ao Alfresco utilizar as melhores tecnologias que existem para obter software de qualidade com um custo reduzido. Permite, ainda, realizar a gestão documental com “workflow” (controlo de fluxo), indicando quem tem permissões para aprovar certo documento.

O Alfresco destina-se a qualquer tipo de organização que tenha um fluxo de trabalho, ou que simplesmente necessite de armazenar os seus documentos e ficheiros, ficando estes acessíveis pela rede interna ou pela internet.

São de seguida, descritos casos práticos das suas funcionalidades.

Criar um Space

No Alfresco, para criar um novo Space, basta seleccionar a opção “ Criar” e, em seguida, “Criar Space”, como mostra a figura a seguir.


De seguida, basta preencher o formulário da figura seguinte, onde também, para além do nome, título e Descrição do Space, pode escolher o ícone de apresentação do mesmo.

Criar um Conteúdo

No Alfresco, para criar um novo Conteúdo, basta seleccionar a opção “ Criar” e, de seguida, “Criar Conteúdo”, tal como mostra a figura.


Segue-se o preenchimento de um formulário, figura seguinte, onde se digita o nome que o utilizador pretende, bem como o seu tipo e qual o seu conteúdo. Para continuar o processo de criação do Space, deve pressionar-se no “botão seguinte”.


O espaço, representado na figura seguinte é, destinado à introdução do “Conteúdo”, pode digitar o que é pretendido e pressionar no botão “seguinte”, para visualizar o resumo, tal como mostra a segunda figura.


Para terminar a criação do Space, basta fazer um clique no botão “Terminar” e, em seguida, “Ok”. Em qualquer situação, se pretender corrigir algum passo, basta pressionar no botão “Anterior”. caso pretenda sair sem guardar, deve ser usado o botão “Cancelar”.
Caso pretenda Adicionar Contéudo por Upload, basta seleccionar a opção “Adicionar Conteúdo”.
De seguida, basta pressionar no botão “Arquivo”, como mostra a figura e escolher o arquivo que quer colocar.


Para finalizar a inserção do conteúdo por Upload, é só pressionar no botão “Enviar”, e, de seguida, no botão “Ok”.

Criar uma Regra

Cada conteúdo pode ter uma regra associada. Para criar uma Regra, têm de ser seguidos alguns passos. Primeiro deve abrir o Space onde quer criar a regra, pressionar no Menu “Mais Acções” e, de seguida, seleccionar a opção “Gerir Regras de Conteúdo”, como pode ver na figura.

De seguida, basta pressionar no botão “Criar Regra” e aí deve seleccionar a opção pretendida, como mostra a figura.


A conclusão do processo depende da condição que é seleccionada, sendo esta de fácil percepção, uma vez que é só seleccionar opções e validar as mesmas.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

O que é a Gestão Documental?

A gestão documental assume, hoje, um papel de destaque. Na verdade, permitindo a classificação, guarda e pesquisa de documentos, esta reflecte-se na própria produtividade e eficiência das Empresas.

As tradicionais soluções de Gestão documental, já por si vantajosas e competitivas, ganharam uma nova dimensão com a webização geral dos sistemas de informação, sobretudo com a possibilidade de aceder a toda a informação através de um browser. Com efeito, com a tecnologia em rede, que permite o acesso descentralizado aos conteúdos, os conceitos de gestão documental e gestão de conhecimento começaram a tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo sem conhecimentos prévios de informática, a aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como fazer a respectiva gestão, através de interfaces “userfriendly”.
As soluções de Gestão Documental podem ser usadas em muitas áreas funcionais de uma organização, tais como: nas áreas administrativa e financeira, no expediente geral e documentos financeiros, na área da Qualidade (normas, procedimentos, auditorias, etc.), na área da produção usada para desenho técnico, controlo de produção, etc. Em suma, a Gestão Documental pode ser usada em todas as áreas de uma organização.


A Gestão documental permite capturar, classificar e disponibilizar documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as empresas participam, bem como gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um documento quando necessário; aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos Utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico, a operacionalidade da função de Arquivo, a escalabilidade da solução, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia “Web based”.
Algumas das vantagens da Gestão Documental são: a redução de custos, uma vez que, com a desmaterialização de um arquivo documental, que ocupe, pela sua importância, um espaço próximo das operações, obtêm-se poupanças decorrentes da rentabilização de tal espaço. O aumento de produtividade é também uma das vantagens da Gestão Documental, permitindo uma gestão ergonómica e facilitada da informação, que no suporte tradicional, representa uma grande quantidade de papel, traduzindo-se assim em ganhos significativos no tempo gasto a manipulá-la. Acresce-se, ainda, acesso imediato a um documento ou processo representando um aumento considerável na qualidade do trabalho e reduzindo, por conseguinte o risco do negócio, uma vez que optimiza os prazos de resposta, permitindo, pois, a redução do risco associado a determinados processos, bem como um maior rigor da gestão.
No entanto, existe um conjunto de competências críticas para a implementação com sucesso de soluções de Gestão Documental. São elas: o levantamento e definição de planos gerais de arquivo; definição de estratégias de abordagem à gestão documental; definição dos fluxos documentais, dos ciclos de vida de documentos e sua integração nos processos de negócio; implementação de soluções robustas reunindo equipas com uma forte competência tecnológica; integração de soluções de Gestão Documental em sistemas já existentes e serviços de desmaterialização de grandes volumes de arquivo já existentes.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

Departamento Arquidiocesano de Catequese tem nova página na Internet

A partir de agora, quem visitar o website do Departamento Arquidiocesano de Catequese (http://www.diocese-braga.pt/catequese), irá deparar-se com uma imagem completamente remodelada e acrescida de inúmeras novidades.

Na verdade, nele podemos encontrar, entre outros, informações variadas relativas ao tema da catequese; uma agenda onde são registados os diversos compromissos e eventos do departamento; assim como a identificação das diferentes equipas arciprestais, dispostas segundo uma organização territorial, onde facilmente identificamos os seus intervenientes e respectivos contactos.

No decorrer da reformulação do presente website, procurámos valorizar e estimular a interacção com o visitante, a fim de o tornar dinâmico e convidativo. Consciente da importância da partilha para o bom exercício de toda a actividade catequética, todo o visitante terá à sua disposição um conjunto de funcionalidades promotoras deste princípio, que vai desde as consultas de opinião, ao fórum e à partilha de recursos. De facto, ao permitir uma interacção profunda com os visitantes, espera-se que este website se torne num autêntico portal de conhecimento para todos os catequistas.

Em suma, é disponibilizado, a todos os visitantes, as seguintes funcionalidades:

Catequistas da Arquidiocese: aqui todos os catequistas da Arquidiocese, que pretendem pertencer à base de dados dos catequistas, poderão preencher um formulário disponível nesta área. Desta forma, cada catequista poderá, assim, começar a receber informações úteis através de e-mail, telefone ou por carta. Os catequistas, que assim o desejarem, poderão, de igual modo, permitir a divulgação dos seus dados na página do DAC,

Multimédia: nesta zona dedicada ao áudio e vídeo, poder-se-ão encontrar vídeos e áudios de actividades promovidas pelo DAC;

Biblioteca: esta área será constituída por documentos (apresentações PowerPoint, documentos Word, documentos PDF, etc.), devidamente agrupados por categoria;

Fórum: será o local por excelência para trocar impressões sobre temáticas lançadas pelo DAC. Com efeito, através deste Fórum, todos poderão expressar a sua opinião sobre variados assuntos importantes para a prática catequética;

Partilha de Recursos: tal como o fórum é fundamental para partilhar impressões, a partilha de recursos é, de igual modo, o local por excelência para que todos os catequistas possam partilhar, se assim o desejarem, os recursos que tenham em formato digital com os restantes catequistas da comunidade. Estes recursos ficarão agrupados segundo os vários anos catequéticos e estarão disponíveis a todos os visitantes;

Inscrições: através desta funcionalidade, todos os catequistas poderão informar-se sobre as formações previstas pelo departamento, qual o seu âmbito, a quem se dirige, qual o seu custo e o local onde as mesmas realizar-se-ão. Acresce-se, ainda, a possibilidade de cada catequista interessado poder inscrever-se nessas mesmas formações, apenas preenchendo, para tal, o formulário disponível;

Outra zona de extrema importância é o sítio do formador. Esta é uma zona de acesso restrito a todos os formadores do DAC. Aqui serão disponibilizados notícias, documentos e todos os materiais de formação para uso exclusivo dos formadores.

Para além de todas as zonas novas e inovadoras num website deste género, dentro em breve será disponibilizada uma plataforma e-learning, que permitirá complementar as diversas formações presenciais, numa profunda caminhada para a actualidade dos nossos dias.

Concluindo, visitem este website, pois este é uma pérola para todos os catequistas e, se for catequista, não deixe de dar o seu contributo, partilhando opiniões, conteúdos e experiências com o resto da comunidade.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR

Suplemento Tecnologias de informação - 9ª Edição

Na última edição abordamos a importância dos Workflows numa organização.

Conscientes desta realidade e dando resposta aos vários e-mails recebidos inquirindo sobre a sua aplicação prática, decidimos aprofundar mais este tema, indo ao encontro da esmagadora necessidade das empresas neste assunto. Deste modo, dedicamos esta edição aos Gestores Documentais, incidindo na parte dos Workflows, também conhecidos por fluxos de trabalho. Desta forma, após apresentar numa perspectiva generalista o que é um Gestor Documental, incidimos mais tecnicamente numa plataforma de Gestão Documental, nomeadamente o Alfresco, escolhido por ser uma poderosa solução “open source”, por possibilitar a utilização de workflows e a integração de rotinas automáticas, como por exemplo o envio de um e-mail para o responsável, sempre que alguém introduz um documento. Para além deste automatismo, é possível criar qualquer outro que seja necessário para a realidade de qualquer empresa.
Realçamos também o lançamento do novo sítio na Internet do Departamento Arquidiocesano de Catequese, visto estarmos no início do novo ano catequético e este ser um local por excelência para a troca e partilha entre todos os catequistas.
Quero ainda realçar que podem enviar os vossos websites, blogues, projectos web para que estes possam ser publicados no suplemento de TI.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR

Conheça algumas soluções para efectuar Backups

Existem inúmeras ferramentas para fazer backups de arquivos de um computador, servidor ou outros dispositivos. Um deles é o Cobian Backup.

Cobian Backup

O Cobian Backup é um programa “multitarefas” que pode ser usado para agendar cópias de segurança dos seus ficheiros e directorias. A tarefa copiar os dados do local original permite copiar os dados para um outro local/drive dentro do mesmo computador ou num computador ligado à rede local, pode também agendar o envio de dados via FTP de forma “bidireccional” (download e upload). O Cobian Backup apresenta-se em duas versões: a aplicação e os serviços. No formato de serviço o programa usa pouquíssimos recursos e corre de forma silenciosa nos serviços do Windows, actuando conforme a agenda de backups.
Esta ferramenta é a solução ideal para usar como agenda de cópias de segurança, sejam elas em estado original dentro das pastas ou em modo “zipado” fazendo uso do seu suporte para vários métodos de compressão e encriptação.

Bacula

Um outro software é o Bacula. O Bacula é uma plataforma cliente/servidor de backup (open source), que suporta diversas plataformas ( Linux, Solaris, FreeBSD, NetBSD, Windows, Mac OS X, OpenBSD, HP-UX, Tru64, AIX e IRIX), uso de discos ou fitas para armazenamento de dados, diversos modos de organização, etc. O bacula armazena toda a informação em base de dados MySQL, SQLite e PostgreSQL. É eficiente e relativamente fácil de usar, enquanto que oferece muitas opções avançadas de armazenamento que tornam fácil a localização e recuperação de arquivos perdidos ou danificados. O Bacula é formado por componentes.
O Director Daemon é responsável pela administração de todos os processos de backup, restauro, verificação e arquivo. O Administrador de Sistema usa o Director Daemon para agendar o backup e para recuperar arquivos. Console Manager é um programa que ajuda o administrador ou o utilizador a comunicar com o Director Daemon, pode ser executado em qualquer computador da rede e em sistemas operativos diferentes, actualmente existem 3 versões do Console Manager: em texto puro (TTy), em interface gráfica usando bibliotecas do Gnome e uma usando bibliotecas wxWidgets (tanto em formato Unix quanto em Windows). O File Daemon (ou programa cliente) é o software que é instalado na máquina que vai ser protegida pelo backup, ou seja, ele vai ser responsável por enviar os arquivos solicitados pelo Director Daemon pela rede. Ele também é responsável por administrar a gravação dos arquivos de restauro comandados pelo Director Daemon. Existem versões do File Daemon para diferentes sistemas operacionais: Linux, *BSD, Unix, Windows (9x,NT,2000,XP,2003) e Macintosh(OSX). O Storage Daemon consiste em administrar a gravação e restauro dos dados e atributos dos backups fisicamente em medidas apropriadas, essas podem ser volume de dados gravados directamente no disco rígido ou Fita DAT, DVD, CD, etc. O serviço de Catalog é o programa responsável por manter uma indexação de todos os arquivos que são armazenados no backup e gerar uma base de dados dos volumes geridos pelo Director Daemon. O Catalog agiliza a busca de um arquivo no backup na hora em que o administrador de sistema necessita efectuar um restauro, como ele mantém uma base de indexação dos arquivos gravados, a busca por um arquivo no meio dos volumes é mais rápida.

Windows Vista Backup Center

Um outro software que se encontra integrado no windows Vista é o Windows Vista Backup Center. Com o Windows Vista Backup Center, basta escolher o dia, a hora e a frequência com que se deseja fazer o backup dos arquivos, pastas e configurações. Também é possível especificar o tipo de dados a serem incluídos no backup. O backup automático dos dados acontece em segundo plano, o que permite o trabalho normal no computador, independentemente da data para quando esteja agendado.
O Windows Backup Center ajuda a manter os dados protegidos, pois oferece recursos de backup projectados para proteger os dados e garantir a sua recuperação caso ocorra um problema. O processo de agendamento de Backups é um processo simples de três etapas que começa com a selecção dos tipos de arquivo a serem incluídos no backup. Em seguida, escolhe-se o local para o backup dos arquivos. É possível escolher entre uma unidade de CD/DVD, um dispositivo ou local externo (como uma unidade flash), um disco rígido externo ou uma partilha na rede. A última etapa é definir a hora e a frequência do backup dos dados. O Windows Vista assume o controle ao fazer o backup automático dos arquivos seleccionados na hora escolhida. As configurações de backup podem ser alteradas a qualquer momento. Com o Assistente de Recuperação do Windows Vista, é fácil fazer o restauro quando o utilizador precisar restaurar um backup de arquivos perdidos ou danificados, uma vez que ao usar o assistente basta escolher somente o que deseja restaurar, seja um arquivo, fotos ou o sistema e configurações.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

Backups? Para que servem?

Em informática, backup refere-se à cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objectivo de posteriormente recuperá-los, caso haja necessidade ou algum problema com os dados originais.

Geralmente, o backup é uma tarefa essencial para todos os que usam computadores, servidores e/ou outros dispositivos, tais como máquinas digitais de fotografia, leitores de MP3, etc.
Actualmente os meios de backups mais usados são o CD-ROM, DVD, disco rígido externo, fitas magnéticas e Backup externo também denominado Backup Online, onde os dados são enviados pela Internet ou através da rede para outro ambiente, e são armazenados em equipamentos sofisticados, de grande porte e alta segurança.
Existem inúmeras formas de perder informações num computador involuntariamente. Uma criança ao usar um teclado como se fosse um piano, uma queda de energia, um relâmpago, inundações. E algumas vezes o equipamento simplesmente falha.
Se o Utilizador fizer backup dos seus arquivos regularmente e os mantiver num local separado, poderá obter uma parte ou até todas as informações caso ocorra algum problema com os originais do computador.
Não é necessário fazer o backup de todos os arquivos que se encontram no computador, cabe ao utlizador decidir os arquivos dos quais quer ou não fazer uma cópia de Segurança. Antes de iniciar o Backup, o utilizador deve fazer uma lista dos arquivos, que servirá, posteriormente, de lista de referência para recuperar um arquivo de backup caso necessite.
Há arquivos que devem ter sempre uma cópia de segurança tais como dados bancários e outras informações financeiras, fotografias digitais, software, música, projectos, endereços de e-mail, calendário do Microsoft Outlook, os favoritos da Internet, etc.
Na prática existem nos principais Sistemas Operacionais utilitários que implementam essa funcionalidade, mas existem inúmeros outros softwares e empresas com soluções mais específicas e mais poderosas para criação de backups e a posterior restauração.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

A Importância dos Workflows numa Organização

Os Workflows, ou também conhecidos por fluxos de trabalho, são uma ideia comum nas organizações. Trata-se de um simples processo, onde alguém inicia uma tarefa, componentes dessa tarefa são enviados para o respectivo pessoal responsável, e, quando os componentes da tarefa estão concluídos, quem iniciou a tarefa recebe uma notificação. A ideia é estabelecer um ciclo de comunicação automática de documentos, e assim, retirar a carga administrativa, necessária para a correcta execução das mais variadas tarefas.

As tarefas, bem como os workflows que estão envolvidos, são definidos por um grupo de regras de negócio ou pelo caminho que normalmente os intervenientes seguem para realizarem as tarefas. Estas regras são programadas no software para que, por exemplo, um documento oficial não possa ser entregue ao gestor sem que este tenha sido analisado pelo departamento legal.
Os workflows já são utilizados no sector privado há já algum tempo. No entanto, na educação é ainda uma ideia em emergência. A adopção e utilização de workflows permite a qualquer instituição, quer pública ou privada, poupar em tempo e gastos em papel, uma vez que o processo é todo ele digital, seguro e mais eficaz.
Imaginemos um possível workflow numa escola: um professor apanha um aluno com uma conduta errada e teve que o colocar fora da sala por questões disciplinares. Nesta situação, o professor precisa de preencher um formulário em papel, e entregá-lo ao Director de Turma. Este, por sua vez, irá analisar a situação, podendo ou não, enviar a situação para o Conselho Executivo da escola, ou aplicar a sanção ao aluno. A sanção aplicada ao aluno seria, assim, adicionada ao formulário que havia sido inicialmente preenchido pelo Director de Turma e entregue, numa fase seguinte, à secretaria. De seguida, esta irá preencher um documento formal e adicionar os registos de disciplina à informação do aluno existente no sistema. Finalmente, a mesma secretaria iria alterar os registos do alunos que foram suspensos como resultado de acções disciplinares.
Em suma, o workflow, permite aos professores introduzir uma referência a uma conduta on-line. Desta forma, o director de turma recebe uma notificação automática no seu e-mail e, acedendo à página Internet da escola pode atribuir a sanção disciplinar ou encaminhar a resolução para o Conselho Executivo. Ao atribuir a sanção é gerada uma acção automática, criando um registo de conduta e, podendo inclusive, actualizar os registos do aluno no sistema existente na escola.
Acredito que a introdução de sistemas deste género nas escolas e em qualquer instituição permitirá incrementar em muito o seu funcionamento, bem como optimizar os seus processos.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR

Suplemento Tecnologias de informação - 8ª Edição

Vivemos numa era de imensa informação, todos os dias geramos informação que armazenamos nos nossos computadores.

Sempre que escrevemos um texto, sempre que descarregamos uma fotografia da máquina digital para o computador, quando brincamos com um vídeo gravado, durante todas estas tarefas estamos a gerar informação digital. Pois bem, e se, de repente, o disco do computador avaria e perdemos tudo o que andamos escrupulosamente a guardar durante anos! É uma catástrofe, é como se víssemos anos de trabalho a desaparecer. Com esta preocupação em mente, decidimos alertar para a necessidade de realizar Backups. Para tal, apresentamos, neste suplemento, três programas úteis para a realização de Backups e, assim, poderem salvaguardar os dados automaticamente, sem preocupações.
Por sua vez, hoje em dia, outra funcionalidade, bastante presente nas mais diversas organizações, são os Workflows, ou seja a passagem de regras de funcionamento de determinada tarefa para que esta possa ser automaticamente gerida por software, eliminando, desta forma, a existência de papel, assim como o enorme dispêndio de tempo na concretização de tarefas burocráticas. Conscientes desta realidade, dedicamos, neste suplemento, uma breve apresentação aos Workflows e damos um possível exemplo do seu uso.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR